Afin de poursuivre son engagement pour un numérique responsable, la MONA a rejoint depuis 2022 le mouvement du Digital Clean Up Day, la journée mondiale du tri des données numériques. Une action qui permet d’améliorer la performance de nos outils mais aussi et surtout de réduire l’impact environnemental du numérique. Découvrez pourquoi instaurer un tel rituel et comment le mettre en place dans votre structure.

Pourquoi trier ses données numériques ?

Internet a dématérialisé de nombreux process et on imagine souvent qu’il sont virtuels et n’ont ainsi plus aucun impact sur l’environnement. Une sensation renforcée par le fait que nos différents comptes et nos capacité de stockages numériques sont aujourd’hui quasiment toutes illimitées. Cette situation, renforce les habitudes de stockage et de diffusion de la donnée et fait disparaitre les habitudes de tri et de suppression. Si bien qu’aujourd’hui nos appareils numériques débordent de fichiers obsolètes, inutilisé voir même inutilisables.

Le problème c’est que ces derniers occupent de l’espace de stockage qui surcharge nos appareils et impacte la performance des équipements qui deviennent plus gourmands en énergie. Pire, si la capacité est atteinte, cela peut nous engager à renouveler nos équipements pour améliorer les performances ou acheter de nouveaux équipements pour stocker plus. Rappelons que la fabrication de nouveaux terminaux est l’étape qui a le plus d’impact sur la pollution numérique puisqu’elle représente, à elle seule, prés de 70% de l’impact du numérique.

Guide pratique face cachée du numérique – ADEME – 2021

Cela ne s’arrête pas là, car les données ne sont pas stockées uniquement de façon locale, c’est-à-dire sur vos appareils. Elles sont de plus en plus stockées en ligne, sur des « clouds » qui ne sont ni plus, ni moins que des unités de stockage (aussi appelées Data Center) reliées en réseau et fonctionnant en permanence pour permettre un accès 7/7 jours et 24h/24h à toutes les données. Derrière un fonctionnement qui parait virtuel, il y a une réalité bien matérielle avec des espaces de stockages qui contiennent des équipements informatiques, reliés par des câbles et nécessitant de l’énergie en continue pour fonctionner. Aujourd’hui c’est 10 % de la consommation électrique qui est liée aux services numériques. A noter que ce fonctionnement est le même pour l’envoi d’un mail qui transite d’une espace de stockage à un autre comme le montre l’infographie ci-jointe.

Un stockage de donnée qui impacte aussi la charge mentale, obligeant à mettre en place des processus d’archivage, de classement et de nomenclature afin de faciliter la rechercher et la sélection de ces données. Vous l’aurez compris aujourd’hui on fait face à un véritable sur-stockage de données, il est important d’y remédier et pour cela, il n’y a pas 30 solutions, il faut trier régulièrement et supprimer les données obsolètes afin d’améliorer la performance de nos outils et de diminuer la consommation énergétique qui est liée au stockage des données.

Inscrire cette démarche de façon régulière permet d’entrer dans un véritable processus d’amélioration continue de l’impact du numérique.

Le mouvement « Digital Clean Up Day »

L’objectif de cette journée mondiale est d’agir pour la planète en nettoyant ses données numériques et/ou en offrant une seconde vie aux équipements numériques qui ne nous servent plus. Une action ouverte à tous, qui a lieu chaque année en mars et avec pour objectif de :

• sensibiliser un maximum de personnes au numérique responsable
• contribuer à changer les habitudes en matière de production et de transfert de données
• contribuer à allonger la durée de vie des équipements numériques
• contribuer à consommer moins d’équipements et d’espace de stockage.

Cette initiative est portée par l’association  World Cleanup Day – France (WCD) et l’Institut du Numérique Responsable (INR). Elle est ouverte à toute structure et invite les particuliers, écoles, collectivités, entreprises et associations à agir en rejoidre le mouvement. Pour cela, il est possible de rejoindre une opération ou de créer sa propre opération de nettoyage des données et/ou un atelier de seconde vie des équipements. En effet, en 2023, trois types de Digital Clean Up Day peuvent être organisés : spécial tri des données, recyclage ou encore réemploi.

A noter que ce type d’initiative a déjà été réalisé par certaines structures du réseau telles que l’office de tourisme du Seignanx, l’office de tourisme de Limoges ou encore l’office de tourisme du Béarn des Gaves à qui nous avions consacré un article.

Rejoindre le mouvement du Data-Day du réseau MONA ou organiser son Digital Clean Up Day spécial Données

Le 17 mars 2023, la MONA a renouvelé l’opération de tri des données ! Voici le replay de l’édition et tous les conseils pour mener à bien le tri de vos données numériques :

1. Avant : banaliser le moment dans l’agenda pour toute l’équipe

Le premier élément consiste à ritualiser ce moment de tri et en profiter pour en faire un véritable moment d’équipe. En effet, les structures ayant déjà réalisées le tri (nous y compris) insistent sur l’importance de réaliser ce tri à plusieurs et en simultané puisque cela permet :

• de se motiver, voir de se challenger pour les plus compétiteurs ;-),
• d’éviter de supprimer des données sensibles ou pire de créer un dossier « à trier plus tard »,
• de définir des règles d’archivage des données,
• de se poser des questions sur la nomenclature, l’organisation des dossiers, etc.

Au niveau du timing à consacrer au tri des données, sachez que les différentes expériences menées ont permis de constater qu’il faut compter un minimum de 2 heures et idéalement la journée pour être pleinement concentré à la tâche.

Attention, si vous allez trier des données partagées ou sensibles, effectuez d’abord une sauvegarde de secours que vous pourrez conserver pour une durée préalablement définie (par exemple : 30 jours) puis … effacer bien entendu !

Enfin, si toute votre équipe s’engage en même temps (tout d’abord Bravo !) profitez en pour communiquer sur votre action. Par exemple, indiquez sur vos répondeurs téléphoniques que vous n’êtes pas disponibles car vous triez vos données numériques et profitez en pour sensibiliser à votre tour en invitant à rejoindre le mouvement. Voici un exemple de message type que vous pouvez adapter à vos besoins.

2. Pendant : lancement du tri des données

Avant de commencer, notez le nombre de données de départ afin d’analyser votre progression. faites le en numéraire (ex : 500 mails) mais aussi en poids (ex : 2,5 go de mails). A la fin de votre tri, vous pourrez ainsi reporter vos nouvelles données et constater la progression. Attention, il se peut qu’en fonction des logiciels ou des appareils, il faille attendre un peu avant d’observer une diminution.

Avant de vous attaquer à la tâche, déconnectez-vous de vos mails et mettez vos téléphones en silencieux pour être pleinement concentré : profitez-en pour communiquer sur la raison de votre absence et sensibiliser vos interlocuteurs à eux-aussi faire le tri.

Afin de vous aider à trier correctement vos données, le Cyber Clean Up Day met à votre disposition des guides méthodologiques pour organiser votre tri :

• Guide pour nettoyer son ordinateur et son drive
• Guide pour nettoyer ses e-mails
• Guide pour offrir une nouvelle vie a son équipement numérique
• Guide pour nettoyer ses réseaux sociaux
• Guide pour nettoyer son smartphone et sa tablette

3. Après : bilan de la journée de tri des données numériques

Pour avoir une source de motivation supplémentaire et se rendre compte de l’impact de notre acte il est intéressant de calculer l’empreinte économisée par le tri de nos données numériques et ses équivalences. Mais quand on parle d’équivalent en terme d’impact du numérique la donnée, n’est pas simple à calculer car les méthodes différent et les calculs sont liés à des estimations et des conditions spécifiques avec autant d’incertitudes qui y sont liées. D’autant plus qu’à l’heure actuelle, les études menées sur l’impact du stockage et du transfert des données font état d’une grande disparité des résultats.

Le Cyber World Clean Up Day a pour autant proposé une méthode parlante permettant de d’expliquer les impacts de nos actions et de dresser un bilan avec des ordres de grandeur. Ils nous ont précisé que cette méthode est à prendre en compte avec l’ensemble de ces limites. Nous l’avons cependant utilisée car elle a pour le mérite d’être parlante et détaillée quand à la méthode de calcul et nous en profitons pour les en remercier pour leur partage !

Ainsi pour calculer l’empreinte du Cloud, les chiffres utilisés sont ceux de l’étude Green Cloud Computing (2021) basée sur les travaux de Umweltbundesamt (l’agence fédérale pour l’environnement d’Allemagne). Cette étude a été retenue pour plusieurs grandes raisons : elle décrit une approche simple basée sur une approche fine de l’empreinte de 4 datacenters, elle prend en compte l’ensemble du cycle de vie des serveurs, elle propose des résultats cohérents avec d’autres études et est utilisée par la Direction Interministérielle du numérique (DINUM). Mais elle a aussi des limites comme celui de se baser sur un périmètre restreint de 4 datacenter, situé en Allemagne et donc sur le mis énergétique allemand. L’utilisation de cette méthode n’est donc pas infaillible mais à l’avantage d’exister et permet d’estimer que la suppression de données permet de diminuer l’empreinte des données dans le cloud de 209,5g CO2eq/go/an.

Ainsi pour la journée du réseau ayant eu lieu le 18 mars 2022, 16,43 TO de données mails et fichiers ont été supprimées des serveurs, soit 16 437 go supprimés. Le calcul est donc 16 437 x 209,5 = 3 443 552 g eq. CO2 soit une économie de 3,4 tonnes eq. CO2 soit l’équivalent d’un trajet en avion Bordeaux – Auckland qui représente près de 19 000 km ! Une équivalence de CO2 qui se calcule facilement à partir du site internet Mon convertisseur CO2 sur lequel vous pouvez comparer votre empreinte à plusieurs données un peu plus parlante ?

Aller plus loin et organiser un Digital Clean Up Day spécial Réemploi et/ou Recyclage

Lorsque vous allez réaliser votre tri, vous allez peut-être vous rendre compte que certains de vos équipements comportent d’autres problèmes et qu’il faut agir directement sur votre matériel pour le réparer ou bien lui offrir une fin de vie permettant de le valoriser.

Télécharger l’affiche seconde vie des équipements numériques (1mo)

Réemployer un matériel qui ne vous convient plus

Le réemploi permet d’allonger la durée de vie des équipements numériques qui sont encore fonctionnels mais ne correspondent plus au besoin de son utilisateur. Ainsi on lui offre une seconde vie en lui permettant d’être réutilisé par une personne qui en aura le besoin. Pour réemployer un équipement, il convient de d’aborder supprimer toutes les données que l’on a sur cet équipement puis de le donner ou de le revendre.

Il existe de nombreuses entreprises de réemploi ou de reconditionnement. Favorisez une entreprise près de chez vous pour éviter de parcourir de longues distance ou une entreprise qui agit en faveur d’une insertion professionnelle en formant des personnes à réparer, réinitialiser et redistribuer vos appareils. Ainsi vous offrez une seconde vie à votre équipement et en plus vous permettez d’offrir un emploi à une personne qui en a besoin. Le site internet longue vie aux objets vous permet de découvrir de nombreux points de dons prés de chez vous.

Recycler un matériel qui ne fonctionne plus

Recycler son matériel c’est favoriser le traitement et la valorisation de ces Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques (DEEE). En effet, cette action concerne les appareils qui ne sont plus fonctionnels, ni réparables. Le recyclage est indispensable car au sein de ces appareils il y a de nombreux matériaux réutilisables, rares ou même dangereux pour l’environnement et la santé, d’où l’importance d’être traité en conséquence.

Pour recycler, il suffit de se rendre dans un organisme agréé. Vous pouvez trouver des points de collecte via le site d’Ecosystem ou d’Ecologic qui propose d’ailleurs en partenariat avec les ateliers du Bocage des box gratuites permettant de recycler vos Smartphones. Une solution qui vous permet d’optimiser cette valorisation, en organisant un point de récolte des équipements électroniques qui ne fonctionnent plus.

Bilan des éditions précédentes de Data-Day MONA

Le 17 mars 2023, le second data-day du réseau a réunit 150 participants, soit une cinquantaine de structures du réseau ! Au total 567 go de données mails et fichiers cloud ont été supprimées des serveurs, soit prés de 119 kg équivalent CO2 ! Encore une belle action pour réduire la pollution numérique !

Télécharger l’infographie du Bilan 2023 du Data day du réseau de la MONA en version pdf (211 Ko)

Le 18 mars 2022 a eu la première édition du réseau consacrée aux données ce sont au total, ce sont plus de 200 participants, soit 83 structures du réseau qui se sont lancées dans cette aventure ! Au total, près de 16,43 TO de données mails et fichiers ont été supprimées des serveurs permettant ainsi de réduire sa pollution numérique et d’économiser 3525 kg eq. CO2 soit l’équivalent d’un trajet en avion Bordeaux – Auckland qui représente près de 19 000 km ! Un beau résultat qui ne demande qu’à se poursuivre par de prochaines journées de tri, retrouvez pour cela la méthodologie en suivant ainsi que les conseils du réseau pour faire de cet événement une réussite.

Télécharger l’infographie du Bilan 2022 du Data day du réseau de la MONA en version pdf (546 Ko)