On les connaissait déjà pour leur grand projet de cartographie collaborative mais l’office de tourisme du Seignanx ne s’est pas arrêté là ! Si l’année 2022 a été marquée par un déménagement dans le point Com, où l’office de tourisme s’est transformé en Office de Tourisme Tiers-lieux, il y a aussi des chantiers plus invisibles qui se sont déroulés notamment sur l’utilisation de leurs outils internes. Et si vous les connaissez bien, vous vous doutez qu’ils ne se sont pas contentés d’opter pour des outils habituels mais ont choisi des alternatives pour s’affranchir des classiques et se ré-approprier leurs données et leurs outils numériques afin de respecter un certain nombre d’engagements en faveur du respect de la vie privée de chacun.

L’engagement dans un numérique et une communication responsable

L’engagement du Seignanx vers plus de responsabilité n’est pas récent ; il a débuté avec la démarche écotourisme initiée par l’office de tourisme en 2008, puis l’engagement s’est poursuivi avec un travail avec le Pays Adour Landes Océane avec sa charte écotourisme. Sensible à la notion de communs, l’office de tourisme s’est engagé par la suite dans leur grand projet de cartographie avec l’objectif de redevenir souverain de ses données.

Avec le réaménagement de leur lieu d’accueil, il semblait logique d’aller plus loin et d’opter pour une stratégie de communication responsable. Cela a commencé par le choix d’une charte graphique simple, sobre et qui conservé son efficacité comme le montre le logo de l’office de tourisme.

Les supports de communication ont eux aussi été adaptés en utilisant moins de couleurs, en faisant attention aux aplats, en utilisant des polices libres de droits ou encore en réduisant les formats des images. Autant d’actions permettant d’adopter une stratégie de communication en accord avec les valeurs de la structure. Pour aller, plus loin, il était à présent temps de s’attaquer aux outils et aux pratiques numériques de la structure.

Un stockage et un hébergement libre, local et adapté

Le chantier autour du numérique responsable et des outils libres a débuté par une nécessité : le serveur de l’office de tourisme était hébergé localement dans les bâtiments actuels de l’office de tourisme. Avec le changement de lieu, il devenait essentiel de le déplacer et de trouver une autre solution permettant d’accéder facilement à leurs données depuis leur nouveau local, mais aussi de réaliser des sauvegardes mulitiples.

En parallèle, Eva a suivi une formation avec la MONA sur le Numérique responsable et avec les Tiers-Lieux, « collaborer avec les outils libres » qui lui a permis de découvrir d’autres outils alternatifs ainsi que d’autres systèmes pour sauvegarder et gérer leurs données. C’est ainsi que la structure s’est tournée vers le logiciel libre Netxcloud pour stocker et héberger ses données en ligne de façon locale, sécurisée et surtout adaptée à leurs besoins.

En effet, ce projet a nécessité en amont de bien définir leurs besoins, notamment en termes de capacité. Pour cela, l’équipe a commencé par effectuer un grand tri de ses données afin d’estimer la capacité de stockage nécessaire. Pour ce faire, l’office de tourisme a fermé ses portes toute une journée pour que toute l’équipe puisse se concentrer simultanément sur le tri des fameux dossiers archivés, des dossiers plus utiles, de la photothèque, etc. A la fin de la journée 1/3 des données ont été supprimées ou stockées sur un disque dur local. Ce travail de data day a depuis été ritualisé de façon autonome par chacun des membres de l’équipe et sera renouvelé de façon plus globale tous les deux ans.

Ce travail a permis d’y voir un petit peu plus clair sur les besoins de l’équipe en termes de stockage, puis ils se sont fait accompagner pour définir davantage leurs besoins : ajout d’une messagerie instantanée ou encore d’un agenda. De nombreuses autres options peuvent y être ajoutées (messagerie, outils collaboratifs…) l’avantage est que ces outils sont développés par une communauté de développeurs particulièrement active et peuvent ainsi bénéficier de mises à jour et d’améliorations régulières. L’environnement est vraiment similaire à ce qu’on peut retrouver chez les professionnels du web et autres GAFAM, et les fonctionnalités tout aussi puissantes.

Aperçu du nuage des dossiers et fichiers du Seignanx hébergés sur Netxcloud

Aperçu de l’agenda de la team du Seignanx accessible via Netxcloud

Aperçu de la messagerie d’équipe sur Talk toujours accessible via Netxcloud

La transition ne s’est pas faite en un jour et il fallut faire preuve de sensibilisation pour accompagner l’équipe au changement et expliquer les différences d’utilisation, ainsi que pour analyser la compatibilité des fonctionnalités. Par exemple, l’une des transitions d’outils a été due au fait que le logiciel de messagerie Outlook (utilisé anciennement par une grande partie de l’équipe) disposait d’un outils de marquage par drapeaux de couleurs qui a disparu lors d’une mise à jour. L’autre partie de l’équipe qui avait déjà effectué sa transition vers le logiciel libre Thunderbird, avait la possible d’ajouter une fonctionnalité supplémentaire de marquage par drapeaux de couleurs. Cette option a ainsi été ajoutée, et toute l’équipe s’est retrouvée à utiliser le même outil, retrouvant ainsi des fonctionnalités perdues et harmonisant des pratiques internes pour gagner en efficacité.

Aujourd’hui tous les logiciels de la structure ne suivent pas nécessairement cette philosophie, car les besoins peuvent parfois différer. Ainsi, Eva nous confie utiliser parfois Canva pour certains besoins mais aussi son inséparable Photofiltre, bien pratique quand on a besoin de réaliser des petites retouches ou des rognages. En ce qui concerne les outils collaboratif, la suite Frama propose aussi d’excellentes alternatives, par exemple remplacer les Doodle par des FramaDate. Le plus ? On évite les publicités et on reste maître de ses données en choisissant la durée d’archivage de son sondage ! L’important est donc de bien réfléchir à son utilisation et à l’outil le plus adapté, afin de faire un choix en toute connaissance et conscience en veillant à l’intercompatibilité des formats de fichiers, tout en sensibilisant sans pour autant imposer.

La transition des outils numériques du Seignanx

Une gestion du matériel dans le respect de son cycle de vie

Le second chantier de l’office de tourisme concernait le matériel, car avec le réaménagement, certains outils devenaient inutilisables et il fallait trouver un moyen de respecter leur cycle de vie en leur assurant une fin de vie adaptée. La première option étudiée par l’office de tourisme était de passer par des partenaires reconnus tels qu’Emmaus Connect ou les Ateliers du Bocage pour les accompagner mais le budget s’avérait trop conséquent compte tenu de la quantité limitée de matériel dont disposait la structure.

L’office de tourisme a donc choisi de faire recycler son matériel auprès d’un Fablab local, l’Etabli à Souston, qui l’a revalorisé en le réutilisant s’il était encore en bon état, en le réparant, ou en récupérant des pièces pour créer d’autres objets.

Ils ont également décidé de redonner une seconde vie à certains outils pouvant être réutilisés, comme le fameux disque dur permettant d’assurer une copie des archives avant le prochain Data-Day, ou encore un ancien ordinateur qui, bien qu’il n’ait plus suffisamment de batterie pour fonctionner sans son chargeur, est encore utile pour être utilisé par les touristes de passage dans les locaux. On trouve même une borne de jeu « retro gaming » au sein de l’office de tourisme qui permet d’amuser les petits (et même les grands) pendant que les parents profitent des différents aménagements du Tiers-Lieu.

La borne d’arcade aussi utile pour les petits …

La borne d’arcade aussi utile pour les petits … que pour les grands !

Une sensibilisation de tous au numérique responsable

S’engager en interne ne suffisait pas pour avoir véritablement de l’impact, il fallait également que l’équipe puisse transmettre ses valeurs et sensibiliser les visiteurs à sa démarche de numérique responsable.

C’est ainsi que le vieil ordinateur recyclé pour le public a été entiérement réinstallé avec l’aide d’un habitant pour être équipé d’un système d’exploitation open source nommé Linux (Ubuntu). Certes, le graphisme est un peu différent, les habitudes ne sont pas forcément les mêmes (par exemple le menu « démarrer » s’appelle ici « activité ») mais le fonctionnement reste exactement le même, et au final, les utilisateurs d’abord interloqués, finissent par rapidement s’habituer au changement.

Le PC en libre service avec son installation Linux

En complément de l’espace numérique en libre-service, l’office de tourisme propose une mini-bibliothèque avec des ouvrages à consulter sur place ou à emprunter autour de 4 thématiques choisies par l’équipe :

• les gasconnerie : histoire local et richesses du territoire
• l’écologie et le tourisme durable
• les tiers-lieux
• le numérique responsable

Focus sur la bibliothèque et les ressources numériques

Enfin afin d’échanger et de faire participer le public, l’office de tourisme prévoit d’organiser dés l’automne, des ateliers dédiés à la thématique, comprenant la projection de films de type reportage sur les logiciels libres, suivie d’une session de test d’outils libres pour permettre au public d’appréhender la culture du libre et reprendre la main sur ses données numérique. Cela vous tente ? Ne manquez pas l’information via l’agenda de l’office !

Vous l’avez compris, toute l’équipe du Seignanx.com ne compte pas s’arrêter là, le numérique étant un secteur en plein évolution, la responsabilité qu’on lui accorde se doit également d’évoluer et de s’adapter pour continuer à minimiser ses externalités négatives et à favoriser une vision souveraine de ses données numériques.

Merci à Eva, Jérôme, Leslie et Armelle pour leur témoignage sur leur démarche de numérique libre et responsable 😉 !