1. Généralités : vos données personnelles, nos engagements.

Le Respect fait partie des valeurs définies par l’équipe de la MONA. C’est valable aussi bien pour le fonctionnement interne que pour notre réseau et nos partenaires ! Si le respect et la protection de vos données personnelles faisaient déjà partie de nos préoccupations, le RGPD nous donne une bonne occasion de vous le montrer.

Nous souhaitons donc à travers cette politique de confidentialité, vous fournir plus d’informations portant principalement sur :

• nos traitements de données (collecte, stockage)
• les finalités de ces traitements de données
• vos droits sur ces données

Responsable de traitement :
MONA – Mission des offices de tourisme de la Nouvelle-Aquitaine, Association loi 1901
60-64, rue Joseph Abria 33000 BORDEAUX

2. Quelles informations collectons-nous ?

2.1. Les informations que vous nous transmettez directement

Nous vous demandons des informations qui peuvent être personnelles dans plusieurs cas.

2.1.1. Inscription aux formations et actions de professionnalisation proposées par la MONA :

Afin de procéder à votre inscription aux formations organisées par la MONA, nous avons besoin de quelques informations vous concernant. Ces informations nous servent à :

• vous identifier pour organiser au mieux les sessions,
• vous contacter, et vous permettre de vous contacter entre vous,
• vérifier que votre profil correspond aux pré-requis nécessaires à la formation en question.

Parmi les données que nous collectons et traitons :

• vos noms et prénoms,
• la raison sociale de la structure dans laquelle vous travaillez,
• votre adresse email professionnelle,
• votre fonction,
• votre sexe,
• votre date de naissance,
• votre numéro de téléphone portable,
• votre niveau de diplôme,
• votre statut (droit privé, droit public,…),
• votre catégorie socio-professionnelle (employé, cadre,…),
• la typologie de votre contrat (CDD, CDI,…).

Ces données nous servent à garantir le bon fonctionnement de la formation d’une part, à vous faciliter la vie d’autre part, en proposant un échange de numéros de téléphone pour covoiturer ou en favorisant les discussions entre stagiaires. Enfin, ces données nous servent à assurer la prise en charge des coûts liés à la formation par nos partenaires financeurs, à qui sont transmis certaines de ces données.

Rendez-vous au paragraphe 3 pour plus de détails.

Bases juridiques : traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat ainsi qu’à l’exécution d’une mission d’intérêt public.

2.1.2. Inscription à la newsletter de la MONA :

Lorsque vous souscrivez à la newsletter de la MONA, vous nous fournissez simplement vos noms et prénoms ainsi que votre adresse email professionnelle.

Ces données ne sont pas traitées, ni utilisées, sauf pour vous envoyer notre lettre d’amour mensuelle nommée “Mona Infos” qui comporte les actualités de notre réseau, les ressources liées à nos formations ou les articles à la une, et beaucoup d’autres informations utiles à votre profession.

Base juridique : consentement des personnes concernées.

2.1.3. Service Civique ou Service Volontaire Européen :

Un jeune qui souhaite réaliser un Service Civique ou un Service Volontaire Européen dans un des offices de tourisme du réseau de la Nouvelle-Aquitaine devra fournir à la MONA un certain nombre de données personnelles.

Il s’agit de :

• son nom et prénom
• son adresse postale personnelle
• votre adresse email
• son numéro de téléphone
• sa date de naissance
• son lieu de naissance et sa nationalité
• son numéro de sécurité sociale
• son régime d’affiliation à la sécurité sociale et le code postal de référence
• son niveau d’études
• son RIB
• sa situation professionnelle
• sa situation maritale
• un éventuel handicap
• son profil de bourses étudiantes
• des pièces pouvant attester de tous les éléments cités ci-dessus.

Ces informations sont traitées par la MONA uniquement dans le but de constituer le dossier final transmis à l’Agence nationale du Service Civique. Ces données sont conservées par la MONA, dans un délai de 2 années. Aucun autre traitement n’est effectué sur ces données.Dans ce cadre, la MONA agit non pas comme responsable du traitement mais comme sous-traitant de l’Agence nationale du Service Civique. La MONA est soumise aux directives de l’Agence nationale du Service Civique concernant le traitement des données listées ci-dessus.

Bases juridiques : respect d’une obligation légale de la MONA, nécessité de l’exécution d’un contrat.

2.1.4. Inscription à tout autre type de rendez-vous ou d’événement :

Lorsque vous participez à un rendez-vous ou événement proposé par la MONA, nous vous demandons les principales données vous concernant :

• noms et prénoms,
• votre adresse email professionnelle,
• le nom de votre structure
• un numéro de téléphone

Ces données sont traitées pour la bonne réalisation de l’événement : vous transmettre l’invitation et les détails liés à l’événement, vous permettre de réserver une prestation particulière, vous mettre en relation avec d’autres collègues pour organiser du covoiturage. Elles sont conservées pour une durée de 2 années. 

Bases juridiques : consentement des personnes, nécessité d’un contrat, mission d’intérêt public et intérêts légitimes poursuivis par la MONA.

2.1.5. Questionnaires et enquêtes de satisfaction :

Lorsque vous participez à un rendez-vous ou événement proposé par la MONA, nous avons pour habitude de vous envoyer un questionnaire relatif à l’événement en question. Il peut s’agir de :

• questionnaire préalable à une formation, pour mieux comprendre vos attentes et vos besoins. Nous vous demandons alors votre nom, prénom, nom de structure, quelques questions concernant votre métier, en lien avec le sujet de la formation, et souvent un texte libre pour nous exprimer vos attentes. Ces questionnaires nominatifs sont compilés et transmis aux formateurs, qui adaptent les sessions en fonction. Ces questionnaires sont conservés durant l’année en cours.
• questionnaire de satisfaction : en particulier à la suite des formations, pour lesquelles nous l’envoyons systématiquement. Il s’agit la plupart du temps d’un questionnaire anonyme, mais nous pouvons, quand le type d’action le justifie, vous demander vos noms, prénoms et nom de structure. Vous répondez à des questions, avec une large part laissée à l’expression libre. Ces expressions nous servent à améliorer nos prestations, et à suivre le niveau de satisfaction de notre réseau. Nous en extrayons parfois des morceaux choisis, anonymisés, à des fins de communication : pour valoriser notre action auprès de nos financeurs, pour valoriser notre action auprès du réseau, pour donner envie de participer à telle ou telle formation. Tout traitement de ces questionnaires se fait en masse et de manière anonymisée.

Évidemment, si vous souhaitez nous faire un retour personnel, vous pouvez toujours nous contacter directement par téléphone, ou par mail à l’adresse professionnalisation@monatourisme.fr.

Tout autre questionnaire ou enquête qui serait diffusé de manière occasionnelle s’engage à respecter notre politique de confidentialité. Si nous avons besoin de collecter des données personnelles à cette occasion, nous nous engageons sur le fait que les traitements ne seront réalisés qu’en masse et anonymisés.

Bases juridiques : consentement des personnes, intérêts légitimes poursuivis par la MONA.

2.2. Les données que nous recueillons automatiquement

2.2.1. Via notre animation de réseau

Afin de vous accompagner au plus près de vos besoins et de suivre les évolutions de notre réseau en tant que fédération régionale, nous tenons à jour nos bases de données :

• Réseau : les données qui y figurent sont les noms, prénoms et adresses mail professionnelles des directeurs et responsables de structure (Office de tourisme, ADT/CDT, CRT).
• Partenaires : les données qui y figurent sont les noms, prénoms et adresses mail professionnelles des directeurs et responsables des structures partenaires, institutionnels, organismes de formation, et divers organismes privés avec qui nous sommes amenés à travailler.
• Presse : les données qui y figurent sont les noms, prénoms et adresses mail professionnelles des contacts presse aux niveaux local, départemental, régional, voire national.
• Thématique : les données qui y figurent sont les noms, prénoms et adresses mail professionnelles des salariés ayant suivi des formations ou actions de professionnalisation et/ou d’accompagnement, sur certaines de nos thématiques phares et pour lesquelles nous avons constitué une “communauté d’apprenants”.

Bases juridiques : mission d’intérêt public et intérêts légitimes de la MONA.

2.2.2. Via nos sous-traitants

Nous pouvons être amenés à récupérer des données personnelles (adresse email,…) dans le cadre de notre travail avec des sous-traitants. Nous n’utilisons ces données que lorsque notre activité d’organisme de formation ou d’animateur de réseau le justifie.

Bases juridiques : nécessité de l’exécution d’un contrat et intérêts légitimes poursuivis par la MONA.

2.3. Durée de conservation de vos données

Vos Données Personnelles sont conservées jusqu’à :

Les catégories de Données Personnelles suivantes sont susceptibles d’être conservées pour des durées différentes :

• Nom, prénom
• Structure professionnelle
• Adresse mail professionnelle
• Âge
• Niveau de diplôme
• Catégorie socio-professionnelle

Afin d’être en mesure de vous fournir des attestations de présence, prouvant votre participation à une formation, nous conservons les feuilles d’émargement de toutes nos actions de formation depuis le début de notre activité d’organisme de formation. Ces données sont conservées pour une durée de 10 années.

Les données figurant sur votre compte professionnel sur le site de la MONA sont conservées durant la période d’activité de votre compte. Si vous souhaitez désactiver ce compte et effacer votre données, car vous quittez votre poste ou que vous êtes certain de ne plus participer à aucune de nos actions, il vous est possible de nous le notifier par mail à l’adresse professionnalisation@monatourisme.fr

3. Comment utilisons-nous les données que nous recueillons ?

En complément de ce qui a déjà été indiqué au paragraphe 2, nous utilisons les données que nous recueillons afin de :

3.1. obtenir des financements

Nos formations sont financées en majorité par deux partenaires principaux :

• AGEFOS-PME, en tant qu’OPCA de la Branche Tourisme
• la Région Nouvelle-Aquitaine

La prise en charge des coûts pédagogiques liés à ces formations est assurée en fonction du statut de chaque stagiaire et dépend de l’affiliation de la structure à un OPCA. Ces partenaires, afin de justifier du bon fonctionnement des organismes de formation et d’observer l’évolution générale des stagiaires, rendent obligatoire la plupart des données que nous collectons auprès de vous. Ces données nous sont indispensables d’une part pour valider les dossiers de financement et percevoir un paiement de la part de nos financeurs. D’autre part, pour alimenter l’observation de la formation professionnelle à des fins d’amélioration.

3.2. fournir une information de qualité

Il s’agit de vous envoyer des renseignements sur vos formations, ou les événements et services que nous proposons. Par exemple d’un email de convocation à une formation, d’une liste de participants pour faciliter l’organisation de covoiturage, d’une invitation à un événement.

Ces envois sont la plupart du temps réalisés par e-mail, mais ils peuvent aussi occasionnellement faire l’objet d’un SMS, d’un appel téléphonique, ou passer par tout autre moyen de communication.

Nous sommes aussi amenés, conformément aux dispositions légales applicables et avec votre accord lorsque la législation l’exige, à vous transmettre des informations relatives à l’utilisation de nos services, aux modalités de réservation, ou vous suggérer et vous conseiller des biens ou des services susceptibles de vous intéresser.

3.3. vous conseiller

Avant chaque formation, le référent pédagogique s’assure que les profils des stagiaires correspondent bien aux pré-requis. Dans un soucis d’homogénéité du groupe, mais aussi pour garantir la meilleure expérience de formation aux stagiaires que vous êtes.

3.4. animer le réseau

Et vous permettre de communiquer et d’échanger avec les autres membres du réseau sur des problématiques similaires.

C’est là ce qui constitue le coeur de métier d’animateur de réseau : le partage et l’échange de bonnes pratiques. Aussi lorsqu’un collègue nous sollicite sur un sujet particulier, nous nous permettons de lui transmettre les coordonnées (nom, prénom, mail professionnel) d’un collègue potentiellement en capacité de l’aider. Il s’agit évidemment toujours de vos coordonnées professionnelles.

3.5. observer le réseau

Un bilan statistique des bénéficiaires de nos formations est réalisé chaque année. Les données sont traitées en masse. Il nous est cependant impossible d’anonymiser complètement ce fichier, car nous avons besoin de vos noms et prénoms pour distinguer les stagiaires (un participant à une formation) des bénéficiaires (un individu, qui peut participer à une comme à quinze actions différentes).

L’objectif est d’en tirer une étude sociologique générale des membres du réseau, d’observer au plus près les tendances générales en matière de professionnalisation du réseau, et d’adapter ainsi au mieux notre offre et nos accompagnements.

4. Qui sont les destinataires des informations que nous recueillons et pourquoi leur transmettons-nous ces informations ?

4.1. D’autres membres du réseau

Dans le cadre de l’utilisation de nos services, certaines de vos informations sont transmises aux autres membres de notre réseau, participant aux mêmes actions que vous ou ayant un intérêt à partager avec vous.

Il s’agit principalement de vos numéros de téléphone professionnels, mail professionnel, nom et prénom, nom de structure principalement, quand nous jugeons que cela peut avoir un intérêt pour vous, et toujours dans le respect de ce que vous nous confiez.

4.2. Nos partenaires institutionnels

En tant que Fédération Régionale des Offices de Tourisme, financée en partie par le Conseil Régional de Nouvelle-Aquitaine, nous avons des relations très étroites avec nos partenaires institutionnels, dont nos partenaires financeurs (les OPCA, dont AGEFOS PME), le Conseil Régional, l’Etat (Dirrecte) ainsi que la Fédération Nationale des Offices de Tourisme et les Relais départementaux des Offices de Tourisme. Nous pouvons donc être amenés, lorsque l’activité le justifie, à leur transmettre des données personnelles

Sont concernées les données collectées obligatoirement et transmises à nos partenaires institutionnels, comme citées aux chapitres 2.1.1 et 3.1.

4.2. Nos partenaires sous-traitants

Nous sommes également susceptibles de partager des informations vous concernant, notamment des Données Personnelles, avec nos partenaires organismes de formation (sous traitants, prestataires de services et partenaires). Il s’agit des données citées au chapitre 2.3.2. et 2.1.5.

Les partenaires organismes de formation avec qui nous travaillons ont accès à la liste des stagiaires avec noms, prénoms, numéros de téléphone et adresses mail professionnelles. Ils font remplir aux stagiaires les feuilles d’émargement originales qu’ils sont dans l’obligation de nous transmettre. Nous leur faisons parvenir également les éventuels questionnaires préalables nominatifs.

Si vous communiquez directement avec les organismes de formation sous-traitants, il leur appartient de s’assurer du respect de vos données personnelles. Une clause dans nos contrats de sous-traitance précise que vos données n’ont pas vocation à être utilisées à des fins commerciales par ces sous-traitants.

4.4. Des entreprises privées

Nous pouvons transmettre à ces entreprises privées des données sur le réseau. Si nous repérons que l’offre est potentiellement intéressante pour un territoire ou une structure en particulier, nous pouvons effectuer une mise en relation, qui consiste à transmettre les coordonnées de la personne qualifiée (nom, prénom, adresse mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel) à l’entreprise en question.

4.5. Lien vers les politiques de confidentialité de nos partenaires et sous-traitants

• • Apsulis
  • WordPress
  • Wufoo
  • ChangeForSaas
  • Training Orchestra
  • SAGEC
  • Google Drive
  • Dropbox
  • Agence des Services Civiques
  • Sirtaqui

5. Quels sont vos droits sur vos données personnelles, et comment pouvez-vous les exercer ?

S’agissant de données qui vous sont personnelles, vous disposez des droits suivants sur ces données.

5.1. Le droit d’être informé, d’avoir accès à vos données, et de les rectifier

Vous avez le droit de nous contacter pour obtenir une copie des données personnelles que nous possédons sur vous ou leur rectification. Nous y répondrons dans les délais légaux à compter de la réception de votre demande complète, et vous invitons à nous expliquer votre besoin.

Si vous avez un compte professionnel sur notre plateforme d’inscription aux formations, vous avez accès à toutes les données vous concernant, simplement en vous connectant via https://www.monatourisme.fr/votre-profil/. Vous pouvez modifier ces informations, et demander à supprimer votre compte si vous n’en avez plus l’utilité.

5.2. Le droit à l’oubli

Vous avez le droit de nous réclamer l’effacement de vos données personnelles. Sachez cependant que si vous souhaitez bénéficier de nos formations ou de nos services, certaines données sont obligatoires à votre prise en charge.

5.3. Le droit à l’opposition et à la limitation

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes, sauf si le traitement répond à une obligation légale de la MONA.
Pendant l’étude d’une demande de votre part auprès de la MONA (opposition, rectification, ou autre), vous avez la possibilité de demander la limitation du traitement, c’est-à-dire le gel temporaire de l’utilisation de vos données.

5.4. Le droit à la portabilité

Dans les conditions légales applicables, le droit à la portabilité vous permet de solliciter l’envoi, par nos soins, d’un fichier structuré et lisible, récapitulant les données personnelles dont nous disposons dans l’objectif de les transmettre à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible.

5.5. Le droit de réclamation

Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

6. Où stockons-nous vos données à caractère personnel ?

Les données traitées par des sous-traitants peuvent être stockées dans un autre pays de l’Union Européenne ou en dehors de l’Union Européenne dans des conditions de sécurité équivalente. Pour plus d’informations, il est renvoyé aux politiques de confidentialité de ces sous-traitants à l’article 4.5.

7. Confidentialité de votre mot de passe

Si vous avez déjà réalisé ou allez réaliser une formation avec nous, alors vous avez probablement créée un compte professionnel pour vous inscrire. Nous vous avons alors demandé de choisir un identifiant et un mot de passe. La confidentialité de ce mot de passe est évidemment de votre responsabilité. De notre côté, nous n’y avons pas accès.

8. Liens vers d’autres sites internet et réseaux sociaux

Notre philosophie du partage fait que nous renvoyons sur notre site vers de nombreux liens vers d’autres sites internet : des ressources intéressantes, des partenaires, vos sites d’offices de tourisme ou d’organisme de formation. Ces sites ont leur propre politique de confidentialité. Aussi, nous déclinons toute responsabilité quant à l’utilisation par ces sites de vos données personnelles dont ils sont seuls responsables. Nous vous invitons, comme vous le faites avec nous, à prendre connaissance de leur politique de confidentialité avant de leur transmettre vos données personnelles.

9. Modification de notre politique de confidentialité

Notre structure est en évolution permanente. Cette politique de confidentialité peut donc être amenée à être mise à jour régulièrement. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des modifications que nous pourrions y apporter.

10. Contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou pour toute demande relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter en nous adressant un email à mona@monatourisme.fr ou en nous adressant un courrier à l’adresse suivante :

MONA – 60/64 rue Joseph Abria 33 000 Bordeaux.

Pour l’exercice d’un droit listé à l’article 5 de la présente politique de confidentialité, il vous sera demandé de justifier de votre identité, à défaut de quoi nous ne pourrons donner suite à votre demande.

Entrée en vigueur le 25 juillet 2018.

Version révisée au 21 août 2018.

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