L’office de tourisme Porte Océane du Limousin a défini des valeurs partagées en 2019, avec un travail sur la manière de mieux travailler ensemble. Depuis, l’équipe souhaite poursuivre ses avancées en matière de coopération, et agir sur la Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT). 

L’intention posée par Anne-Lise, la directrice lors de son parcours entract est la suivante : mettre en place au sein de l’équipe de l’office de tourisme Porte Océane du Limousin un espace de dialogue pour permettre de réaliser des actions dans le cadre de la fleur de la QVT. Le terreau est là pour penser une réorganisation temporaire.

L’envie de mettre en place une organisation simple et efficace

Anne-Lise, peux-tu nous raconter en quelques lignes les apprentissages de ton parcours entract en 2022 ?

L’Entract est un parcours qui est arrivé, pour ma part, à un moment charnière de ma vie : juste après le départ houleux de deux collaborateurs et juste avant un projet de voyage long en famille.

Ça a été une véritable bulle d’air qui m’a permis de réfléchir à la manière dont je souhaitais vraiment travailler et être en responsabilité. Alors que je venais chercher une méthodologie (avec un rétroplanning, des indicateurs de réussite et tout ce qui va bien avec la gestion de projet), j’ai trouvé une philosophie de travail qui met l’Humain au cœur de tout. Alors bien sûr, on repart avec une mallette pleine d’outils, d’idées, d’expériences et une très belle communauté soutenante. Pour ma part je suis également repartie avec plus d’indulgence envers moi-même et une volonté d’essayer des choses quitte à se tromper.

Anne-Lise, sans dévoiler ta vie personnelle, peux-tu nous parler de ton projet de voyage en famille en 2023 ? et surtout, comment as-tu imaginé le fonctionnement de l’équipe durant ton absence ? et ce que tu as mis en place pour que tout se passe au mieux ?

Nous sommes une famille avec 2 garçons de 8 et 11 ans. Le projet de partir en voyage sur le long terme nous trottait dans la tête depuis longtemps. Le COVID nous a décidé à vendre notre maison pour dégager les fonds nécessaires à ce projet. Vente de la maison en mai 2021, départ en février 2023 pour 7 mois.

Les Co-présidents de l’office de tourisme (nous sommes en association) ont été informés plus d’un an auparavant et ont tout de suite soutenu mon projet. Ils ont été très présents au côté de l’équipe pendant cette période. Comme le projet était connu de tous depuis longtemps, nous avons pu réfléchir ensemble de manière sereine à cette absence. Nous avons pu réfléchir ensemble de manière sereine à cette absence. J’ai immédiatement défendu le projet de remplacement en interne, ça m’a paru évident tout de suite. Les raisons principales à ce choix important ont été les suivantes:

• comme chaque année nous avions co-construit le plan d’actions annuel en amont et chacun connaissait donc ses prérogatives et le cadre dans lequel l’organiser.
• l’équipe connaît parfaitement son travail donc qui mieux qu’eux pour solutionner les couacs qui pourraient arriver en cours d’année
• Natacha (la collègue qui a été fléchée sur la responsabilité de l’Office de tourisme durant mon absence) a été responsable d’un office de tourisme pendant des années, elle connaît donc tous les rouages

Nous avons parlé de ce que cette organisation pouvait engendrer, des freins et nous avons tenté de relever les solutions en équipe.

Finalement je suis partie et l’équipe s’est parfaitement adaptée à la situation. Bien sûr il y a eu des choses qui se sont mieux passées que d’autres mais globalement l’équipe en est ressortie avec un sentiment de grande entraide qui a créé un lien fort entre chacune.

Une implication forte de toute l’équipe

Marine, Mathilde, quel était votre/vos rôle(s) à toutes les 2 durant l’absence d’Anne-Lise ?

La QVCT est une démarche qui a été initiée par Anne-Lise dans notre office de tourisme. S’absentant durant plusieurs mois, il lui tenait tout de même à cœur que le sujet continue à évoluer dans l’équipe. Pour cela, suite à une réunion pour identifier les sujets sur lesquels on souhaitait travailler, nous avons procédé à une élection sans candidat : et nous voilà binôme-référent de la QVCT à l’office de tourisme !

Notre rôle était d’animer le sujet pour l’année 2023 avec tout ce que cela comporte : organisation des réunions, organisation logistique, suivi, réponse aux questions des collègues, motivation de l’équipe, compte-rendu, restitution auprès de nos co-présidents, gestion du budget…. Mais double rôle pour nous car petite équipe : animer mais surtout participer! Dans notre organisation, nous avons fait partie de sous-groupes de travail pour mettre en place concrètement les actions définies.

Quelles ont été les étapes et les productions collectives pour y parvenir ? Et, une élection sans candidats, c’est quoi ?

Tout a commencé par une réunion d’équipe avant le départ d’Anne-Lise afin d’introduire les notions clefs de la QVCT, pour partir sur des bases communes.

Cette première réunion a été l’occasion de réfléchir à nos besoins en interne, en laissant chacune s’exprimer sur les différentes thématiques de la fleur de la QVCT, grâce à nos petits post-il préférés !

Une fois toutes les idées posées, il a fallu prioriser grâce à une pondération à deux critères : important et accessible. Cela nous a permis de faire ressortir trois sujets à traiter en priorité. Ces trois sujets nous ont donné le cap pour 2023 pour organiser notre temps QVCT : dates de réunions, lieux, qui fait quoi, planning de mise en action, etc…

L’élection sans candidat est un outil que nous avons découvert lors de notre première réunion. Après cette construction commune, chacun fait une proposition du ou des candidats qui lui semble le plus en adéquation avec l’attendu défini. Il n’y a pas de liste de candidats, chacun peut être élu! On compte les voix et on note la proposition des noms élus. Pour finir, on fait un tour de table pour que chacun exprime ses objections (inquiétudes, remarques, questions… s’il y a!) et les lever grâce à des solutions. Cette méthode permet de créer un consentement autour de la personne choisie.

Une expérience riche et apprenante

Avec quelques mois de recul, quel bilan vous tirez de cette expérience dans l’équipe ?

Un bilan très positif  ! On a véritablement apprécié partager ce rôle ensemble. On a beaucoup appris sur les méthodes pour animer ces temps en équipe. Collectivement, on a réussi à mener la plupart des actions fléchées dans le temps qu’on s’était définie sans non plus se stresser et se mettre la pression !

Prendre le temps de réfléchir à notre bien-être au travail, ça fait du bien ! Et de faire un pas de côté par rapport à nos missions, c’est enrichissant !

Cela n’a tout de même pas toujours été facile de jongler entre les multiples casquettes d’animateur et de participants. On a pris pleinement conscience du rôle complexe de l’animateur.

Aussi, un animateur n’est pas décideur ni forcément exécutant  ! Et ça, c’est un point qu’il a fallu de temps en temps rappeler à l’équipe.

Et il ne faut rien lâcher ! On peut avoir tendance à mettre la QVCT un peu de côté face à nos missions habituelles. Il faut donc être vigilant pour maintenir la motivation dans l’équipe et faire prendre conscience que oui, avoir une bonne chaise pour travailler est tout aussi important que de sortir l’agenda mensuel !

Les bons ingrédients pour se lancer dans la démarche QVCT

Si vous deviez expliquer votre vision de la QVCT à Porte Océane du Limousin, vous diriez quoi aux membres du réseau ?

Des petits pas mais des petits pas constructifs ! C’est prendre le temps, accepter le temps long et l’évolution de la vision de la QVCT dans l’équipe. Prendre le temps, ça permet de co-construire, ça permet à chacun de s’exprimer pour répondre au mieux aux besoins de l’équipe. Faire ensemble, c’est plus long, mais cela nous permet d’aller plus loin !

Anne-lise, qu’est-ce que tu as envie de dire aux manageuses et managers du réseau au sujet de la QVCT ?

Interroger nos manières de travailler, de travailler ensemble, poser les choses tous ensemble permet de considérer l’Autre comme faisant partie de la solution.

Je suis persuadée qu’une personne bien dans son travail, qui est considérée et à qui on apporte des réponses à ses questions sera plus à même de s’investir pleinement dans son travail. Certes, ça demande un peu de connaissance sur le sujet, de formation, de temps aussi pour mettre en place ces temps d’échange.

Mais c’est un tel apport par la suite dans l’organisation du travail et les relations qu’il ne faut plus tergiverser !

Marine, Mathilde, selon vous, quels sont les ingrédients principaux pour animer une démarche de QVCT dans un office de tourisme ?

Dans notre recette nous mettons trois ingrédients principaux :

1. une bonne dose de bonne humeur et de motivation
2. de l’organisation
3. du temps dédié affiché sur le planning à la QVCT, pour tous !

Toutes les 3, de quoi êtes-vous le plus fier dans cette expérience ?

Nous sommes fières d’avoir eu le rôle de binôme référent, de l’avoir mené au bout et d’avoir pu faire exister cet espace de dialogue autour de la QVCT pendant 1 an.

Je suis fière de la manière dont nous arrivons aujourd’hui toutes à nous exprimer sur différents sujets. Il y a moins de tabou grâce aux méthodes d’intelligence collective que nous expérimentons ensemble.

Pour écouter le témoignage de Marine et Mathilde, et ceux d’autres personnes, sur la démarche QVCT, rendez-vous sur ce podcast :