Comment ça, prendre du temps de travail pour une journée « hors cadre », alors que tout va bien dans l’équipe ?!
Quand Florence Bouchoux, directrice de l’Office de tourisme du Pays du Ruffécois (en Charente), nous a fait un super retour de sa journée d’équipe, on lui a directement posé la question : « pourquoi as-tu eu besoin d’organiser cette journée d’équipe ? ». Voici sa réponse, et ses conseils pour accompagner son équipe. Merci Florence !
Crédit photo : Séverine Teulières
« Depuis qu’on est structurés (en 2014), je n’ai jamais pris le temps d’organiser des journées d’équipe. Par journée d’équipe, j’entends une vraie journée dédiée à nous, à l’équipe. Une journée pas directement productive pour l’office mais très bénéfique pour nous.
J’ai fait en 2017 une formation « Prévention des contentieux en droit social », proposée par la Mona, avec Élise Fabing et Séverine Teulières. J’ai eu l’occasion d’échanger avec Séverine, et l’ai contactée pour savoir si elle voulait bien construire avec moi une journée pour l’équipe. »
À l’origine de cette journée, aucune crise à l’OT, pas de problématiques identifiées. Simplement un besoin et une envie d’améliorer le travail collectif et de sortir du cadre quotidien.
« J’ai donc pris contact avec Séverine Teulières, ex-directrice d’office de tourisme et coach en management. Je lui ai expliqué notre fonctionnement, décrit l’équipe et les personnes qui la composent. Je lui aussi parlé du caractère de chacune, de la manière dont on travaille ensemble. Elle m’a fait une proposition de journée combinant des ateliers et des temps de discussion ouverte. »
À la question « as-tu travaillé le programme avec l’équipe? »
Florence nous répond qu’elle l’a préparée toute seule, car elle souhaitait faire une surprise à ses collègues. « Comme on se fait confiance, je savais que cela ne poserait aucun soucis, que personne n’allait s’imaginer des choses. Je leur ai simplement dit que c’était une journée pour nous. Elles avaient simplement hâte de savoir ce que l’on ferait ! C’était mon choix, car je savais qu’avec la confiance de l’équipe, je pouvais me le permettre. »
« Nous avons choisi un lieu neutre. C’était un gîte avec une grande salle, des baies vitrées, ouvertes sur la campagne. Un cadre idéal pour sortir du quotidien !
À midi, nous avions prévu un pic-nique partagé. Chacune avait apporté quelque chose : cela correspondait bien mieux à notre façon de faire qu’un restaurant ou une livraison. D’ailleurs, Séverine nous a confié avoir l’impression de faire déjà partie de l’équipe.
Comme c’était une journée d’équipe, j’ai souhaité que tout le monde participe : les stagiaires et les apprenties aussi. Cela a impliqué évidemment de fermer les deux BIT ainsi que le siège, mais cela valait le coup.
Parmi les mots forts formulés lors de cette journée, j’ai retenu « éprouvant », « remue-méninges », « nous touche ». Comme quoi pour une journée de « non-travail », cela s’est avéré très productif !
Crédit photo : Séverine Teulières
Les objectifs formulés étaient doubles :
- Prendre un vrai temps de « pause » avec l’équipe
- Améliorer notre manière de travailler en équipe.
Nous avons donc travaillé sur plusieurs interrogations collectives :
- « Qu’est-ce que c’est de travailler en équipe ? » Nous avons parlé plus de la manière dont on fait notre travail, que des résultats de ce travail
- « Pour moi, un travail bien fait, c’est … » ou encore « De quoi prend-t-on soin quand on est perfectionniste ? »
Nous avons pris le temps d’échanger, de formuler nos manières de voir le travail.
Séverine nous a fait réfléchir sur la prise de recul. Nous sommes toutes perfectionnistes, et avions besoin de méthodes pour s’accorder sur nos exigences. À partir d’exemples concrets, nous avons appris quelques méthodes pour moins rentrer dans l’affect et le jugement personnel.
Nous avons pu mettre des mots sur des situations, des émotions. Le fait d’expliquer dédramatise souvent la situation. On a aussi pris conscience qu’on pouvait dire des choses sans engendrer une communication conflictuelle : tout est dans l’art et la manière de le dire.
Côté travail en équipe, j’en retiens principalement une méthode concrète de processus de prise de décision collective.
Il s’agit d’étapes à suivre, qui évitent de tourner en rond quand on souhaite prendre des décisions collectives. Nous allons aussi continuer à utiliser quelques outils très simples pour mieux communiquer : par exemple, lors d’une prise de décision, chaque personne vote « avec son pouce » pour confirmer son accord, au delà de la parole. Cela parait tout bête mais cela a beaucoup d’effet.
Nous partons du principe que tout le monde peut avoir son mot à dire sur n’importe quel sujet, à partir du moment où l’on respecte ses collègues et les règles communes. C’est sûrement pour cela que la communication passe bien entre nous. Côté outils de communication, nous sommes pourtant très simplement dotées : les mails, le téléphone, et l’accès au drive, où tout le monde a accès à tous les dossiers. Nous n’avons plus que deux bureaux ouverts à l’année, donc ça aide évidemment. Mais l’esprit d’entraide est ce qui joue le plus. »
Nous allons poursuivre l’utilisation de certaines méthodes.
Les outils d’animation des réunions d’équipe, par exemple, pour qu’ils deviennent des rituels. Je pense que cela fonctionnera car nous les avons découverts et adoptés ensemble. Cela a permis de mettre le doigt sur quelques problématiques qui auraient pu grossir si l’on n’en avait pas parlé. Cela a fonctionné parce que c’était simple, adapté à notre équipe. Maintenant, nous allons passer une belle saison et poursuivre nos chantiers communs, en renouvelant ces temps précieux. On s’est dit aussi qu’on pourrait plus souvent prendre des temps « off » ensemble, type restaurant ou verre après le boulot. On s’est rendue compte que l’on partageait finalement plus de choses qu’être simplement des collègues ! Merci à toute mon équipe sans qui mon boulot serait beaucoup plus triste !
Crédit photo : Séverine Teulières
Si vous souhaitez en discuter avec Florence, c’est par ici, ou avec Séverine ici.