Au 1er octobre 2018, le Pays Basque comptera un office de tourisme communautaire de taille XXL, puisqu’il s’étendra sur la communauté d’agglomération de plus de 150 communes! Il regroupe tous les offices de tourisme du territoire (à l’exception de ceux qui ont choisi de rester sous le régime « station classée »). Afin de préparer au mieux le projet de création du futur office de tourisme communautaire au niveau du Pays Basque, les Directeurs des Offices existant et les représentants du tourisme à l’Agglomération Pays Basque ont décidé de premières actions communes à mener en fin d’année 2017 et en 2018.

La première de ces actions allait concerner la réalisation d’un trombinoscope / organigramme vidéo à l’échelle du futur territoire, composé des employés de tous les OT qui vont fusionner. Le but de cette action est d’avoir une vision plus générale du futur territoire et permettre aux employés de faire connaissance entre eux.

Nous avons demandé à Yoni Arrieguy, reporter de territoire à l’office du Pays de Saint Jean de Luz, qui a piloté l’action,  de nous en parler.

Yoni, comment a été composée l’équipe?

Elle a été composée des Reporters de territoire de différents Offices de Tourisme  :

• Anaïs Inçaurgarat – Office de Tourisme de la communauté des communes Saint Jean Pied de Port – Saint Etienne de Baïgorry
• Maïté Hontas – Office de Tourisme de Soule
• Maitena Haristouy – Office de Tourisme Basse Navarre – Saint Palais
• et moi pour l’Office de Tourisme Communautaire du Pays de Saint-Jean-de-Luz – Terre & Côte Basques. J’avais le rôle de référent et je coordonnais tout le monde.

L’avantage de notre équipe c’est que nous avions suivi ensemble la formation de Reporter de Territoire. Donc on se connaissait déjà et en plus on s’apprécie plutôt bien ! Il a donc été assez facile de travailler ensemble.

Etape 1 du trombinoscope – Juillet

On organise une première réunion de la team à l’office de tourisme de Saint-Palais pour déterminer notre plan d’action. On discute et on échange pas mal pour élaborer le format que nous allons donner à nos vidéos chacun amenant ses idées.

Finalement, on détermine tous les éléments de cadrage : format, synopsis, inserts…

Chaque membre du personnel aura droit à sa vidéo de présentation avec un côté personnel. Pour cela, on décide de réaliser les vidéos de chaque personne dans LEUR endroit favoris du territoire afin qu’il nous livre un souvenir ou une anecdote les concernant.

On décide aussi de faire une vidéo test qui reprend tous nos impératifs. Cette vidéo nous sert de modèle type pour avoir une unité de toutes les images que nous allons tourner.

Etape 2 du trombinoscope – Août

Notre plan d’action est validé par les instances dirigeantes. Maintenant le plus difficile reste à faire : convaincre nos collègues.

On en parle à la volée pour commencer à préparer le terrain. Puis on envoie un mail à tout le monde expliquant la démarche et le processus. On joint au mail la vidéo modèle que nous avons tourné pour leur montrer un exemple du résultat. On donne plutôt un ton humoristique à notre mail pour faire passer la pilule plus facilement.

J’avoue qu’au début, je n’ai pas un seul retour ! Donc je prends mon téléphone et fait preuve de beaucoup de diplomatie pour fixer des rendez-vous de tournage. Si certains sont plutôt faciles à convaincre, je dois sortir les rames pour d’autres. Mais finalement, ils jouent tous le jeu et s’investissent dans les tournages.

Etape 1 du trombinoscope – Mi septembre

Les tournages s’organisent et s’enchainent…

Notre contrainte principale est le tournage en extérieur : il nous faut impérativement du beau temps. Mais avec les contraintes de chacun et le climat basque aléatoire, il est difficile d’avoir toujours du grand soleil pour tout le monde mais au moins pas de pluie…

De mon côté, je réalise les images de mon territoire et de l’ot d’espelette – Arcangues. Au total, 40 personnes à filmer dans 40 lieux différents !

C’est une sacrée organisation pour tourner toutes ces images mais j’ai adoré aller à la rencontre de mes collègues et découvrir des lieux que je ne connaissais pas forcément comme par exemple avec Stéphanie, responsable de l’office de tourisme d’Espelette – Arcangues : nous sommes allés jusqu’au sommet du Mondarrain (la dernière fois que j’étais allé au Mondarrain, c’était en sortie scolaire en CE2) pour réaliser sa vidéo ! J’avoue, y a pire comme condition de travail, je pourrai faire ça tous les jours !

Etape 4 du trombinoscope – Fin Septembre

Les filles m’envoient toutes leurs images au fur et à mesure pour un faire un point permanent. Elles assurent pour tenir les délais et me fournir des images de qualité. Ensuite, c’est à moi de jouer. Je me charge de réaliser le montage de toutes les vidéos. En tout 56 vidéos. J’avoue qu’à un moment, j’ai cru travailler à la chaîne. Il me faut plusieurs jours (un peu plus d’une semaine complète) pour réaliser toutes les vidéos.

Une fois terminée, on valide entre nous, on apporte quelques corrections et on passe ensuite à la mise en ligne avec la création d’une page cachée sur nos sites Web. Ce trombinoscope n’est à ce jour pas dédié au grand public. L’objectif premier étant de faire connaissance entre nous et de disposer d’une sorte d’organigramme des structures qui peut aussi servir d’annuaire.

Finalement, un bilan très positif. Les filles et moi-même avons adoré travailler sur cette action. Cependant, cela a causé beaucoup de stress à nos collègues qui n’aiment pas du tout parler et être filmés. Mais tout le monde s’est prêté au jeu. Ils ont été formidables et ils trouvent même le résultat sympa.

Quelques chiffres du trombinoscope

• 56 vidéos
• 15 min pour le tournage le plus rapide
• 2 h pour le plus long
• Plusieurs jours de montage et mis en ligne
• 4 reporters de territoire faisant équipe
• 7 structures

Merci Yoni, pour ce super témoignage !