La recette pour animer des réunions collaboratives

Albert Einstein le dit si bien : “La folie, c’est de faire toujours la même chose et de s’attendre à un résultat différent”. Et si nous changions tous nos méthodes d’animation pour rendre nos réunions participatives et collaboratives ? Que vous ayez déjà sauté le pas, que vous souhaitez vous lancer, vous construire une boîte à outils… à travers cet article, nous vous livrons : des arguments et des ingrédients pour ré-enchanter vos réunions. Nous remercions Nathalie Goumard, chargée de partenariats à l’Office de tourisme de Rochefort Océan et Julie Touya, directrice de l’Office de tourisme Aunis Marais Poitevin pour leurs conseils et leur partage d’expériences. 

La folie, c’est de faire toujours la même chose et de s’attendre à un résultat différent. Albert Einstein

Pourquoi ré-enchanter ses réunions ?

Argument 1 : Faire participer tout le monde 

Lors d’une réunion, il y a toujours ceux qui s’expriment facilement et ceux qui le font moins. Vous aimeriez que tout le monde donne son opinion et vous vous demandez pourquoi certains ne le font pas ? Et si c’était le format de la réunion qui ne convenait pas à ces personnes ? Et si vous favorisiez l’apprentissage et la transmission en prenant en compte les intelligences multiples ?

Argument 2 : Rendre les moments collectifs efficaces

Le travail à distance rend les moments collectifs moins fréquents donc ces temps se doivent d’être efficaces. Nathalie Goumard insiste : “Il faut dire stop à la réunionnite aiguë, revoir les formats de réunion et faire des réunions par projets transversaux et avec les personnes concernées par le sujet”. Nathalie souligne également que la mise en place du télé-travail dans nos structures, accentue ce besoin de repenser l’organisation de nos réunions et de les rendre efficaces.

Argument 3 : Dynamiser ses réunions et aider à la prise de décision

Cela permet de créer des moments conviviaux et de chambouler les cadres conventionnels. Julie Touya explique qu’il faut “éviter le trop formel, ce sont des moments sérieux mais pas trop non plus.” Et c’est finalement beaucoup plus appréciable et confortable en tant qu’animateur.

Argument 4 : Devenir les facilitateurs du travail de demain

Julie Touya, nous a partagé une vidéo où Jean-Philippe Poupard explique dans une conférence TedX que nous sommes “tous facilitateurs du travail de demain”. Nos animations de rendez-vous, de réunion, d’atelier… participent à ce rôle de lien entre les humains et engendre une meilleure communication.

Quels sont les ingrédients pour organiser des réunions collaboratives ?

Vous êtes convaincus et vous vous demandez désormais comment passer à l’action ? C’est un apprentissage et ça s’organise !

Ingrédient 1 : Créer puis alimenter sa boîte à outils régulièrement 

Il n’y a rien de plus simple pour se lancer : il faut expérimenter, se former, s’outiller :
En expérimentant en tant que participant
Vous pouvez participer à des ateliers dans votre cadre professionnel ou personnel sur les sujets qui vous intéressent.
En suivant des formations
Julie Touya et Nathalie Goumard ont suivi la formation “Animer des réunions participatives et productives”

Ingrédient 2 : Préparer sa réunion

Lors de ses réunions d’équipe, Julie Touya, s’appuie sur son bon sens et son sens de l’improvisation mais elle ne cache pas qu’il faut bien préparer sa réunion ! Définir l’ordre du jour, les points essentiels, le déroulé et le timing, les attentes de chaque point, anticiper les réactions de chacun. L’objectif de cette réunion est-il d’informer, de décider, d’imaginer ?… Cela permet de structurer le contenu. Nathalie Goumard compare cette préparation de réunion à de la gestion de projet, la réunion étant le projet final. Elle va par exemple écrire tout le déroulé. Elle est persuadée qu’une réunion bien préparée, bien animée, bien suivie permet à l’équipe d’aller plus vite et plus loin.

Ingrédient 3 : La personnalité

Il faut aussi aimer se challenger et accepter de sortir de sa zone de confort pour dépasser ses limites et il faut apprécier le faire. Julie Touya précise qu’elle aime le changement, les temps informels pour penser différemment. Elle se challenge et vous conseille de le faire “Osez tester, soyez indulgent avec vous-même, avec vos managers, et laissez place à l’improvisation également”.

Ingrédient 4 : La théorie du petit pas et des alliés

Nathalie et Julie vous recommandent de tester avec un groupe de volontaires dans un premier temps avant de tout risquer. Julie, par exemple, teste avec son équipe avant de pouvoir le faire en CODIR. Il est rassurant, en équipe ou lors des réunions avec les prestataires que quelques personnes soient déjà sensibilisées, habituées à ce genre de formation. Mais pour cela il faut former les équipes. Nathalie nous l’a notifié : quand on est la seule personne à avoir suivi une formation sur le sujet, il est plus difficile de l’appliquer en équipe et sur le territoire. Certains collègues lui demandent de l’aide mais ils restent pour la plupart d’entre eux frileux par le temps à passer à préparer la réunion. Nathalie l’affirme “C’est du temps de gagné après !” Elle est néanmoins satisfaite que les collègues de l’agglomération s’y mettent aussi. 

Ingrédient 5 : Pas de one shot, intégrer cette dynamique dans le quotidien

« Evidemment, si tu fais des réunions collaboratives de temps en temps, mais que ce n’est pas dans l’ensemble de ton management, ce n’est pas vraiment utile de le faire uniquement en réunion », précise Julie Touya. Nathalie le confirme, il faut “garder la même veine dans ses animations, dans les moments conviviaux (accueil café etc)”

Les retours d’expériences collaboratives

L’animation de réunion en équipe – Témoignage de Julie Touya de l’OT d’Aunis Marais Poitevin
L’équipe de l’OT est localisée sur 3 sites. Chez eux il n’y a pas de schéma figé, mis à part le tour de table sur les 3 sujets phares. En général, ils visitent un lieu chez un prestataire et ils peuvent parfois faire appel à un intervenant externe.
Julie pioche dans sa boîte à outils et construit la réunion selon les objectifs de celle-ci.
Elle a testé les outils suivants :
– le compte-rendu en live > soulage l’équipe
– le maître du temps > à ne pas fixer à chaque fois
– les réunions en cercle et sans table > appréhension de l’équipe au départ mais le résultat est bluffant, les barrières tombent
–  définir les règles d’équipe > le bide total
Elle a testé les lieux suivants :
– une réunion les pieds dans l’herbe
– une sortie en catamaran
– une activité chez la presta : golf
Les difficultés :
– démontrer aux membres de l’OT que le lieu de convivialité ne joue pas sur la qualité du travail donné
– ce n’est pas neutre économiquement et ce n’est pas valorisé : du temps et de la logistique

L’animation d’une réunion de prestataires – Témoignage de Nathalie Goumard de l’OT de Rochefort Océan
Nathalie a animé une réunion qualité avec le groupe destination sur la thématique de l’offre de partenariat 2020.
La préparation :
Pour faire faire vivre le groupe d’animation qualité, elle a trouvé une animation un peu plus fun pour créer des temps d’échange. Elle a :
– créé des affiches et dessiné : les chiffres du partenariat, ce qui a été fait en 2019 dans le but de n’avoir aucune présentation PPT
– envoyé un support écrit en amont avec les chiffres du partenariat
– préparé les règles de vie : le principe du Frigo, pas de jugement, faire confiance, être en toute transparence, être bienveillant, optimiser le temps : frigo, oser
– ciblé 3 personnes de l’OT pour l’accompagner à tourner dans les groupes
Les outils mis en place :
– le tour de table : Elle posait simplement la question suivante « Qu’est ce que pour vous le partenariat de l’OT en 2 mots ? » Il y a que du positif ressorti : « travailler ensemble, aller beaucoup plus loin dans l’animation de réseau, ils ne souhaitent pas que de la visibilité du web »
– Nathalie notait tout sur un paperboard
– Le FRIGO, voire le « Congélo » a été mis en place et a servit plusieurs fois. Il permet d’arrêter les conversations personnelles en mettant l’idée principale de la conversation au frigo. Cette idée étai matérialisée sur un paperboard
Les craintes :
– qu’ils ne produisent pas ou qu’ils soient bloqués
Le rôle de l’animateur :
– Il anime et il n’est pas là pour donner son avis « à aucun moment j’ai pris parti, j’ai écouté, noté. Cela permet de laisser libre, la parole des participants et donc d’être plus productif »

Et pour aller plus loin :

• Le webséminaire MONA sur l’animation de réunions en mode créativité par Jean-Baptiste Soubaigné
• L’article du blog etourisme « Immersion dans un débat mouvant » de Jean-Baptiste Soubaigné également
• L’article ressources d’une formation MONA sur « animer ses réunions« 
• Direction le blog « Out the box » avec quelques références d’ouvrages
• Un site un peu old school mais bien fourni pour retrouver plusieurs techniques de créativité
• Un livre inspirant : Idées – 100 techniques pour les produires et les gérers : Les démarches de la créativité, de Guy Aznar
• Un livre qui nous est conseillé par Eric Walter, expair du réseau MONA : Guide de survie aux réunions: 40 techniques pour transformer vos réunions en moments funs et productifs, de Sacha Lopez, David Lemesle, Marc Bourguignon