Si la qualité du Cognac est liée à la richesse de l’assemblage et aux années de vieillissement, l’office de tourisme de la destination ne déroge pas à la règle. Stéphanie, directrice de cette nouvelle structure, nous livre quelques secrets de struct… distillation.
Quatre territoires, un même terroir
Destination Cognac, c’est le mariage de quatre offices de tourisme communautaires du Pays Ouest Charente : Cognac, Jarnac, Châteauneuf et Grande Champagne (Segonzac). Les quatre intercommunalités ont fusionné en janvier 2017 en une seule agglomération : celle du Grand Cognac.
Une longue distillation
Quand on interroge Stéphanie sur le début du processus, on comprend que la fusion des offices de tourisme n’est que le début d’un nouveau cycle, aboutissement de 12 ans de collaboration…
En 1999, les 5 offices de tourisme du Pays Ouest Charente – Châteauneuf, Cognac, Jarnac, Rouillac et Segonzac – ont signé une convention. L’objectif ? Mutualiser des actions et créer un pôle touristique.
En 2012, dans le cadre de la politique régionale de l’ex région Poitou-Charentes, l’Office de tourisme de pôle du Pays de Cognac est créée. La coordination est assurée par l’office de tourisme de Cognac pour l’ensemble du territoire. L’office de pôle n’a alors pas de structure juridique.
Le vieillissement : VSOP ou XO ?
Les équipes – 10 personnes à plein temps et 5 saisonniers – travaillent ensemble à des éditions mutualisées, une promotion du territoire, et réalisent une brochure d’appel commune.
En 2013, une étude est lancée pour la structuration des offices de tourisme du Pays, afin d’étudier différents scenarii d’organisation et de fonctionnement.
Fin 2014, l’idée d’une fusion totale naît… et mûrit. Le tourisme est un des sujets qui se travaille à échelle intercommunautaire, anticipant le projet général de fusion des intercommunalités. C’est lorsqu’il est question d’une fusion des 5 intercommunalités que l’office de tourisme de pôle prend une nouvelle dimension… Le tourisme anticipe sur les autres compétences et prépare sa stratégie pour une structure unique à l’échelle de l’agglomération.
L’année 2016 est consacrée à des commissions de travail thématiques, réunissant les salariés des offices de tourisme, les prestataires du territoire et les différents acteurs, en concertation avec les techniciens et élus des intercommunalités. De ce travail collectif naît en mars 2016, le schéma local de développement touristique 2017-2019, qui définit les grands axes de la stratégie du territoire pour les années à venir.
L’assemblage : une assemblée extraordinaire
Début 2017, tout est déjà prêt : les actions communes sont dans les rails, et le mariage est officialisé le 2 mai 2017 (sans Rouillac, qui n’a finalement pas rejoint l’agglomération). « Une super-équipe pour un super-projet », titre le journal local. Pour Stéphanie, ce mariage signe un nouveau cycle pour le tourisme sur le territoire. La priorité 2018, c’est la communication, externe, mais aussi interne !
L’office de tourisme, qui a conservé le statut d’association, compte environ 350 adhérents. Au Conseil d’administration, ils sont représentés par 37 membres, répartis en 5 collèges : les élus communautaires, au nombre de 12 (dont la présidente de l’office de tourisme, Vice-présidente au tourisme de l’agglomération), les maisons de négoce et viticulteurs, les hébergeurs, restaurateurs et commerçants, les professionnels représentant le tourisme culturel et des loisirs, et enfin les partenaires institutionnels. Le bureau est élargi à 9 personnes, dont 3 élus.
Le statut associatif a été validé par les élus, dans la continuité de l’office de tourisme de Cognac : on ne change pas un outil qui fonctionne. Les raisons ? Une stratégie commerciale forte, nécessitant souplesse et réactivité et une représentation importante des professionnels, très impliqués dans le projet, et dont le temps fort de l’année est une « Assemblée Originale ».
Un service tourisme au sein du pôle développement économique de l’agglomération gère la partie « équipements touristiques » (campings, bases de loisirs,…), avec une forte teinte écotourisme. Pour boucler la boucle, les 12 élus du CA siègent à la Commission tourisme de l’agglo.
Le produit fini, en route vers la commercialisation ?
Elle fait partie des principaux axes du schéma de développement touristique. « Destination Cognac », est la marque déposée pour la communication auprès du grand public, la promotion et la commercialisation (réceptif, boutique,…). Au coeur de la stratégie, les professionnels du territoire, avec qui l’équipe développe le réseau des ambassadeurs et tisse des partenariats. Des éductours avec élus et prestataires sont organisés pour connaître le nouveau territoire et communiquer sur les actions de l’office de tourisme.
La qualité est la colonne vertébrale de l’office, marqué Qualité Tourisme et qui doit aujourd’hui compléter quelques critères pour maintenir son classement.
Pour Stéphanie, la fusion permet de passer à une autre dimension.
Le savoir-faire d’une équipe
Côté métier et fonctionnement de la structure, cela change aussi de dimension. Le travail du directeur, avec une équipe de 13 personnes, est moins dans l’action, plus dans la gestion. Un changement de métier en quelque sorte, avec de nouveaux challenges. Ce qui reste, c’est que l’on « ne fait jamais la même chose tous les jours » !
La nouvelle organisation de l’équipe s’est faite plutôt naturellement, en fonction des groupes de travail engagés en 2016. Une responsable Accueil – Qualité travaille de manière transversale avec les différents pôles. A Cognac Tourisme, cette personne est aussi la déléguée du personnel. Et oui, car à 13, l’élection de délégués du personnel est obligatoire.
Les outils pour travailler en interne ? Une réunion d’équipe tous les mardis matin, de nouveaux contrats de travail pour tout le monde, une communauté Google+ pour les échanges en direct et à distance, et une implication de l’équipe dans les temps « off » du territoire. Pour bien prendre en compte le défi RH, Stéphanie et Paméla, déléguée du personnel, souhaitent insister sur la qualité de vie au travail.
La mise en bouteille a déjà démarré… Bravo à toute l’équipe, aux professionnels et aux élus du territoire pour ce projet collectif,. On vous souhaite de belles productions pour les années à venir !